หลีกเลี่ยงปัญหาลูกหนี้กรรมการ พร้อมเทคนิคบัญชีและภาษีที่ปลอดภัย

ลูกหนี้กรรมการ… คืออะไรกันแน่?

พูดง่าย ๆ ก็คือ “เงินที่กรรมการยืมจากบริษัทไปใช้ส่วนตัวชั่วคราว” เช่น การโอนเงินจากบริษัทเข้าบัญชีส่วนตัว, การรูดบัตรเครดิตบริษัทซื้อของส่วนตัว หรือการเบิกเงินสดไปใช้ เมื่อเกิดรายการเหล่านี้ ทางบัญชีจะบันทึกว่า “กรรมการเป็นหนี้บริษัท” ค่ะ

แต่ถ้าหนี้ก้อนนี้ค้างนาน ไม่เคลียร์สักที สรรพากร จะมองว่า… “บริษัทให้เงินกรรมการไปฟรี ๆ หรือเปล่า?” นั่นหมายความว่า เงินก้อนนี้อาจถูกตีความว่าคือ “รายได้ของกรรมการ” ที่ต้องนำไปเสีย ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ด้วยนั่นเองค่ะ!

ปัญหาใหญ่ที่ตามมาเมื่อลูกหนี้กรรมการไม่ชำระหนี้

ถ้าปล่อยให้ลูกหนี้กรรมการค้างยาว ๆ บริษัทคุณจะเจอผลกระทบหลัก ๆ 3 ข้อนี้เลยค่ะ

• งบการเงินไม่ผ่าน: ผู้สอบบัญชี อาจไม่ยอมเซ็นรับรองงบการเงิน เพราะดูแล้วไม่โปร่งใส หรือทำให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของบัญชี
• โดนภาษีย้อนหลัง: สรรพากร ตีความว่าเป็นรายได้กรรมการ ทำให้บริษัทหรือกรรมการต้องเสียภาษีเพิ่ม
• ฐานะการเงินดูไม่ดี: ทำให้งบการเงินของบริษัทดูแย่ลง เพราะมีสินทรัพย์ที่เรียกคืนได้ยากค้างอยู่ในบัญชีเป็นเวลานาน

ทางออกที่ปลอดภัย: เทคนิคเคลียร์หนี้กรรมการแบบบัญชีไม่พัง

ถ้ากรรมการไม่มีเงินสดมาคืนจริง ๆ เรามีทางออกตามกฎหมายและหลักการบัญชีที่สามารถใช้ “หักกลบ” หนี้ได้ โดยเน้นความถูกต้องและมีเอกสารชัดเจนค่ะ

วิธีที่ 1. ใช้ “เงินปันผล” หักกลบ

ถ้าบริษัทมี กำไรสะสม เพียงพอ สามารถประกาศจ่ายเงินปันผลให้กับกรรมการ (ในฐานะผู้ถือหุ้น) แล้วนำเงินปันผลที่ต้องจ่ายนี้มา หักกลบ ยอดหนี้กรรมการที่ค้างไว้

ข้อควรระวัง: ต้องมีการ ประชุมและลงมติผู้ถือหุ้น อนุมัติการจ่ายปันผลอย่างถูกต้อง และต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย 10% ก่อนหักกลบด้วยนะคะ

วิธีที่ 2. แปลงหนี้เป็น “เงินเดือน/โบนัส”
หากกรรมการมีการทำงานให้กับบริษัทจริง ๆ สามารถใช้วิธีจ่าย โบนัส หรือ เงินเดือนย้อนหลัง (ที่สมเหตุสมผล) เพื่อนำมาหักกลบยอดลูกหนี้ที่ค้างได้

ข้อควรระวัง: ต้องมีเอกสารสนับสนุนที่ชัดเจน เช่น มติกรรมการ อนุมัติการจ่าย หรือ สัญญาจ้าง และต้องนำเงินส่วนนี้ไปคำนวณ ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ของกรรมการด้วย

วิธีที่ 3. แปลงหนี้เป็น “ทุนเพิ่ม”
ให้กรรมการนำยอดหนี้ที่ค้างอยู่มาชำระเป็นค่า เพิ่มทุน ในบริษัทแทนการชำระด้วยเงินสด วิธีนี้จะช่วยให้ภาพลักษณ์บริษัทดูมั่นคงขึ้น และไม่ต้องกังวลเรื่องภาษีเงินได้กรรมการมากนัก

ข้อควรระวัง: ต้องจัดทำเอกสารและดำเนินการตามขั้นตอนการ เพิ่มทุน อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

วิธีที่ 4. ตัดเป็น “หนี้สูญ” (ทางเลือกสุดท้าย)
ใช้ในกรณีที่สิ้นหวังจริง ๆ เช่น กรรมการเสียชีวิต ลาออก และไม่มีทางเรียกคืนได้ สามารถตัดหนี้ก้อนนี้ออกจากบัญชีเป็น ค่าใช้จ่ายหนี้สูญ ได้

ข้อควรระวัง: ตามหลักภาษี หนี้สูญจากการให้กรรมการยืมเงิน ไม่สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายในการลดหย่อนภาษีได้ ค่ะ

สิ่งที่ต้องทำเพื่อป้องกัน

ทางที่ดีที่สุดคือการป้องกันตั้งแต่แรกค่ะ

• กำหนดนโยบายให้ชัด: ควรกำหนดวงเงินและขั้นตอนการเบิกเงินของกรรมการให้ชัดเจน พร้อมทำเอกสารทุกครั้งที่มีการเบิก
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ: ก่อนตัดสินใจเลือกแนวทางใด ควรปรึกษา ผู้ตรวจสอบบัญชี หรือ ที่ปรึกษาด้านภาษี เพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางที่เลือกนั้นปลอดภัยและเหมาะสมกับบริษัทที่สุด
• ทำเอกสารให้ครบถ้วน: ไม่ว่าจะเลือกวิธีหักกลบแบบไหน มติผู้ถือหุ้น, มติกรรมการ, หรือหลักฐานการเพิ่มทุน ต้องจัดทำและจัดเก็บไว้ให้ครบถ้วนเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งกับสรรพากรในอนาคตค่ะ