ในกรณีที่ลูกค้าได้รับใบกำกับภาษี, ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เรียบร้อยแล้ว ต่อมาได้ทำหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ สามารถร้องขอให้ผู้ออกใบกำกับภาษี ออกใบแทนใบกำกับภาษี ให้ได้ และลูกค้าไม่ต้องแจ้งความ เพราะตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 36 ไม่มีข้อกำหนดให้ผู้รับใบกำกับภาษีต้องแจ้งความก่อน เพื่อขอรับใบแทนใบกำกับภาษีจากผู้ออกใบกำกับภาษี
ใบแทนใบกำกับภาษี ต้องมีรายละเอียด ดังนี้
1. การออกใบแทนดังกล่าวให้กระทำโดยใช้วิธีถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี และให้บันทึกรายการดังต่อไปนี้ลงในภาพถ่าย หรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว
- ใบแทนออกให้ครั้งที่
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
- คำอธิบายย่อ ๆ ถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
- ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน
- ผู้ออกใบกำกับภาษีต้องบันทึกข้อมูลดังกล่าวๆ ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษีด้วย
2. ผู้ออกใบกำกับภาษีต้องบันทึกรายการการออกใบแทนในรายงานภาษีขาย ในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ที่ได้มีการออกใบแทน
(อ้างถึง มาตรา86/12 แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม(ฉบับที่ 36)ฯ
ลงวันที่ 7 กรกฎาคม พ.ศ.2535)
IDG บริการรับทำบัญชีและภาษี ให้คำแนะนำพื้นฐานทางด้านการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีและภาษี
