มีผู้ประกอบการหลายท่านเช่าที่อยู่จากบุคคลอื่น เพื่อจดทะเบียนบริษัท เมื่อเราชำระค่าน้ำ-ค่าไฟ เราจะพบว่าบิลใบเสร็จรับเงินเป็นชื่อของผู้ให้เช่า ไม่ใช่ชื่อของบริษัทฯ ในกรณีนี้เราจะสามารถนำใบเสร็จรับเงินดังกล่าวมาบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้หรือไม่
กรมสรรพากรได้ให้หลักเกณ์วิธีการไว้เป็นแนวทางใน คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ดังนี้
1. สัญญาเช่าอาคาร ซึ่งระบุให้ ผู้เช่า เป็นผู้ชำระค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา
2. ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น แต่กิจการมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงิน เช่น ใบสำคัญรับเงิน หรือ ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน
3. จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้สำหรับกรณีไม่มีหลักฐาน
ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ ดังนี้
– ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
– วันที่จ่ายเงิน
– ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
– ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐานและมีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
3.1. พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงิน หรือสำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ เป็นต้น
3.2. แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)
4. ควรติดต่อกับการไฟฟ้าฯ หรือการประปาฯ เพื่อขอเพิ่มชื่อของบริษัทฯ ลงในใบกำกับภาษีโดยเพิ่มเติมข้อความว่า “จ่ายชำระค่าบริการโดย บริษัท…” ลงไปด้วย บริษัทฯ มีสิทธินำภาษซื้อตามใบกำกับภาษีดังกล่าว ไปถือเป็นภาษีซื้อในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 82/3 ได้ (หนังสือที่กค 0702/พ./1319 ลงวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2552)
IDG บริการรับทำบัญชีและภาษี ให้คำแนะนำพื้นฐานทางด้านการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีและภาษี
